Yönetim Kurulu Başkanımız Mehmet Altay YEGİN'in YYS’de Sözleşmenin Önemi başlıklı kaleme aldığı makale "Nasıl Bir Ekonomi" gazetesinde yayımlandı
Yetkilendirilmiş Yükümlü (AEO) Derneği tarafından 11 Temmuz tarihinde “Uluslararası Ticari Sözleşmelerin Hazırlanması ve Dikkat Edilmesi Gereken Temel Hususlar” konulu seminer düzenledi. Derneğin Hukuk Komisyonu Başkanı Av. Cem Kabdan’ın moderatörlüğünde İstanbul Aydın Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dekanı Prof. Dr. Vahit Doğan’ın yaptığı sunumu içeren seminere katılım yüksek düzeyde oldu.
Seminer, Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası (YYS) sahibi dış ticaret erbabına, uluslararası ticari sözleşmelerin hazırlanması ve dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda yol gösterici oldu. Esasen, uluslararası sözleşmeler dışında kalan ulusal sözleşmeler de YYS sahibi firmaların sertifikalarının sürekliliğinin sağlanması yönünden önem arz etmektedir. Bu nedenle YYS’ye sahip olmak sertifikanın sürekliliğini sağlamak isteyen firmalar “Sözleşme Talimat”larını mevzuata uygun hazırlamak durumundadır.
Uluslararası ve ulusal sözleşme içeriklerini kapsayan “Sözleşme Talimatı” ilk kez karşımıza Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği eki EK-2 soru formunda çıkmaktadır. Toplam 13 bölümden oluşan EK-2 soru formunda yer alan bazı soruların “Sözleşme Talimatı” kapsamında cevaplanması gerekmektedir.
Örnek vermek gerekirse; iş ortaklarının güvenliği yönünden taşeron firmalar ve tedarikçiler ile sözleşme yapılması gerekmektedir. Bilhassa, tedarikçi firmalar ile üçüncü kişilerden hizmet alınması durumunda yapılacak sözleşmelerin usulüne uygun olarak yapılması ayrıca sözleşme ile gerçekleştirilen hizmetlerde yetki ve sorumlulukların belirlenmesi gerekmektedir.
Ayrıca, uygulama da hizmet alınan firma ile yapılacak sözleşme öncesinde, gerçekleştirilecek işlemin içeriğine göre hangi unsurların dahil edileceği önceden belirlenerek sözleşmelere eklenmesi gerekmektedir.
YYS kapsamında sözleşme hazırlanırken, dikkat edilmesi gereken hususları şöyle sıralayabiliriz:
I- Yemek, güvenlik, temizlik, personel ulaşım (servis), depo hizmetleri konusunda;
- Firmanın sözleşme yaptığı onaylanmış olan tüm alt yüklenicilerin, tüm diğer çalışanlar ve/veya tüzel kişiler tarafından bilinmesi,
- Personelin, işin gerçekleştirildiği saha ile ilgili hizmet alanın direktifleri, tedarik zincirinin güvenirliği standartlarına ilişkin programları, politikaları, prosedürleri ile birlikte hizmet alana ait tesisler ve çalışma alanında tedarik zincirinin güvenirliği ile ilgili hizmet alanın merkez ve depo tesislerine ulaşım ile ilgili tüm kurallara, düzenlemelere ve prosedürlere ve her durumda, yerel yasalara, kurallara ve düzenlemelere uymasının sağlanması,
- Firma personelinin, YYS kapsamındaki faaliyetlerle ilgili olarak kullanılacak binalara izinsiz girişlerin yapılmaması ve tesislere ilişkin genel güvenlik tedbirlerine uyması,
- Firmanın yükleme yerlerine, sevkiyat sahalarına, kargo bölümlerine ve taşıma araçlarına yetkisiz kişilerin girmesinin önlenmesi,
- Firma personeli tarafından firma tesisleri/çalışma alanları içerisinde herhangi bir eşyanın değiştirilmemesi, kaybını veya yabancı eşya eklenmesinin önlenmesi,
- Firmanın uluslararası arz zincirinin güvenilirliğinden emin olunması sağlamak amacıyla, hizmet alan firmaya hizmet vermek adına iş yaptığı kişi ve firmaların (alt yüklenici) kimliklerinin açıkça tespit ederek ve bu kişi ve firmaların uygun emniyet ve güvenlik tedbirleri aldıklarını kontrolüne yönelik önlemler almasının sağlanması,
- Firmanın mevzuatın izin verdiği ölçüde, tesis içinde görev yapacak çalışanları hakkında işe başlama öncesi ve sonrasında periyodik olarak güvenlik araştırması yapması ve çalışanlardan kaynaklı ortaya çıkabilecek risklere karşı güvenlik tedbirleri almasının sağlanması,
- Firma personelinin arz zinciri güvenliği ile ilgili hizmet alanın verdiği tesis içi ve dışı eğitim programlarına aktif olarak katılımının sağlanması, gerekmektedir.
II- Nakliyeci seçimi ve eşyanın yüklenmesi, nakliye firmaları konusunda;
- Uluslararası ve ulusal nakliyecilerin, eşyanın nihai varış noktasına sorunsuz bir şekilde ulaşmasını temin edecek güvenlik önlemlerini içeren usulleri bulundurulması, bu usullerin ilgili personel ve araç sürücüleri tarafından bilinmesi ve bu nakliyecilerin ilgili personel ve araç sürücülerine gerekli eğitimlerin verilmesinin sağlanması,
- Uluslararası ve ulusal nakliyeci firmanın yetki ve sorumluluğu kapsamındaki taşıma vasıtalarına, yetkisiz kişi ve/veya sevkiyat dışı eşyanın, girişini ve/veya müdahale edilmesini önlenmesine yönelik gerekli güvenlik tedbirlerini alınması,
- Uluslararası ve ulusal nakliyeci tüm taşımalar için taşıma sırasında oluşan her türlü hasarı hizmet alan firmadan ilgili kişilere ivedilikle bildirmesinin sağlanması,
- Türkiye gümrük bölgesinden nihai varış noktasına kadar aracın ne zaman nerede olduğunu, takip edebilecek sistemi bulunan araçlara sahip uluslararası nakliyecinin bu araç takip bilgisini her istendiğinde firma ile e-posta yoluyla paylaşmasının sağlanması,
- Taşıma aracı mücbir sebeplerle kontrollü bölgeler dışında yükleme ve boşaltma yapacak ise bu konuda mutlaka firma yetkililerine bilgi verilmesinin sağlanması,
- Yükleme ve boşaltma esnasında araçta zula olarak kullanılabilecek (Kabin, torpido, kabinde bulunan açılır kapanır bölgeler, tekerlek üstü, döşeme içi ve far arkası) alanların yasa dışı amaçlar için kullanımının önlenmesini teminen, buraların detaylı aranmasına olanak sağlanmasının yanı sıra, taşımacının kendi sorumluluğunda yükleme yapıldıktan sonra durumun kayıt altına alınmasının sağlanması,
- Taşıma firmasına ait kendi personeli ya da dışardan hizmet aldığı personelin adli sicil kaydını tutulmasının sağlanması,
- Taşıma firması, çalıştırdığı personelin yasalarca zorunlu kılınan tüm mesleki eğitimlerin belgelerini hizmet alan firmaya sunmasının sağlanması,
- Taşıma firması, teslim aldığı eşyaları taşıma sırasında YYS belgesi standartlarında firma tarafından kabul edilmiş olan tedarik zinciri ve gümrük mevzuatının öngördüğü güvenliğin sağlanması,
- Şoförlere periyodik alınması gereken zorunlu eğitimlerin takibi, kontrol edilmesi ve kayıt altına alınmasının sağlanması ve anılan sözleşmelerde yer alması, gerekmektedir.
Bunların yanı sıra, YYS’ye sahip olmak isteyen firmaların, anılan madde başlıklarını göz önüne alarak hazırlayacakları “Sözleşme Talimatı”nın ISO 9001 kalite belgesi kapsamında düzenlenmesi gerektiğini de belirtmek gerekir.