Yönetim Kurulu Başkanımız Mehmet Altay YEGİN'in Yerinde İzleme Rehberi olmalı mı? başlıklı kaleme aldığı makale "Nasıl Bir Ekonomi" gazetesinde yayımlandı

Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği’nde yer alan gerekli şartları sağlanması halinde her dış ticaret erbabı Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası’na (YYS) sahip olabilmektedir.

YYS süreçlerini beş adımda;

1. Adım: başvuru şartlarının kontrolü,

2. Adım: proje liderinin belirlenmesi,

3. Adım: “EK-2 Soru Formu”nun ISO 9001 standartlarına uygun olarak doldurulması,

4. Adım: tesisin fiziki şart uygunluğunun yerine getirilmesi,

5. Adım: ön izleme ve yerinde izlemenin gerçekleştirilmesi,

Aşamaları olarak sıralayabiliriz.

“Yerinde İzleme” (diğer bir deyişle “Saha Denetimi”) sadece sertifika alım sürecinde değil, sertifika alındıktan sonra da her beş yılda bir gerçekleştirilmektedir. Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği’nin 160’ıncı maddesinin 1’inci fıkrasında, “13’üncü maddenin ikinci ve altıncı fıkrasında yer alan yerinde incelemeye konu koşulların karşılanıp karşılanmadığı, sertifikanın düzenlendiği tarihten itibaren her beş yılda bir sonradan kontrol yetkilisi tarafından sertifika sahibinin tesislerinde gerçekleştirilecek yerinde izleme ile tespit edilir.” hükmü yer almaktadır.

Saha denetimi süreci, Gümrükler Genel Müdürlüğü uhdesinde görevli bulunan Ticaret Uzmanları tarafından: Ek-2 Soru Formu üzerinde gerekli kontrol, revize ve onay sürecinin ardından dosyanın Ticaret Bakanlığı Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı’na göndermesi ile başlamaktadır. Yerinde inceleme ise Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı tarafından yetkilendirilen Ticaret Müfettişi marifetiyle gerçekleştirilmektedir.

Bakanlık portalinde “EK-2 Soru Formu’nun Doldurulması”, “İzinli Alıcı”, “İthalatta Yerinde Gümrükleme”, “İhracatta Yerinde Gümrükleme” konusunda hazırlanan kılavuzların yayımlandığı gözlemlenmiştir. Firmalara büyük kolaylık sağlayan bu kılavuzlar sayesinde YYS başvuruları Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği’ne uygun olarak hazırlanabilmektedir.

Durum böyle olmakla birlikte, yerinde izlemenin nasıl gerçekleştirileceği ve kontrol edilmesi gereken hususlarla ilgili olarak YYS sahibi firmaların ne gibi hazırlıklar yapması gerektiği konusunda Bakanlık tarafından yayımlanmış bir kılavuz bulunmamaktadır.

Muhtemel süreçler ve yerinde izleme sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir.

- Ticaret Müfettişi denetim tarihinden en az bir hafta önce EK-2 Soru Formu’nun 1.3. maddesinde yer alan irtibat kurulabilecek kişiler üzerinden, denetimin ne zaman ve hangi tesisten başlayacağı bilgisini firma yetkililerine bilgi vermektedir.

- Denetim için gelecek olan Ticaret Müfettişi’nin kimliği bilinse bile, denetim yapılacak firmaya ilk girişte güvenlik kaydı yapılması ve kendisine belli bir dönemi içeren ziyaretçi kartı verilmelidir. İlk gün prosedürlerde yazılı olan uygulamanın gerçekleştirilmesi için birden fazla gün tesise girişinin gerçekleşmesi durumunda, diğer günlerde güvenlik kaydı olmaksızın denetçide bulunan ziyaretçi kartının gösterilmesi suretiyle müfettişin tesise girişinin sağlanması yönünde düzenleme yapılmalıdır.

- Ticaret Müfettişi geldiği ilk gün kapıda karşılanmalı, kendisine çalışma odasına kadar refakat edilmeli ve firma hakkında ayrıntılı bir sunum yapılarak müfettiş bilgilendirilmelidir.

- Müfettiş Çalışma Odasının temiz, havadar olmalı; odada firmaya ait tüm iletişim bilgilerinin yer aldığı bir telefon rehberi ile sabit çalışır telefon olmalı; Çalışma odası kapısına Ticaret Müfettişi’nin ad, soyad ve unvanının yer aldığı geçici bir tabela veya karton eklenmelidir. Çalışma Odasının kapı anahtarı müfettişe verilmeli ve kapının açık veya kilitli olma seçeneği müfettişin inisiyatifine bırakılmalıdır.

- Denetim odasında yer alan sabit telefonun yanına, YYS süresince dahil olan tüm departmanların ilgili kişilerine ile YYS proje liderinin iletişim bilgileri de bir liste halinde yer almalıdır.

- Ticaret Müfettişi’nin tek tek çağırdığı departman üyeleri önce YYS proje lideri ile irtibata geçmeli ve davet nedenini öğrenmeli sonra müfettişin odasına gitmelidir. Görüşmeyi yapan kişi müfettişin talep ve eleştirilerini YYS proje liderine aktarmalıdır.

- Saha denetimi esnasında YYS proje lideri her aşamada Ticaret Müfettişi’ne eşlik etmeli saha denetimi konusunda müfettişi doğru bilgilendirmelidir.

- Şirket prosedürlerde yazan her ayrıntı önemli olup, bu düzenlemelere uyulup uyulmadığı hususu da Ticaret Müfettişleri tarafından kontrol edildiğinden, denetim başlamadan bu alandaki eksikler tamamlanmalıdır.

- Denetim süresince Ticaret Müfettişlerine karşı saygılı davranılarak, sorulan sorulara doğru yanıt vermeleri konusunda tüm personel uyarılmalıdır.

- Kapanış toplantısında Ticaret Müfettişine yaptıkları tespitlerin kapsamı itibarıyla şirketin zayıf ve güçlü yönleri sorulmalı ve denetim sonuçları konusunda ön bilgi edinilmelidir.

Yetkilendirilmiş Yükümlü sertifika alımı sırasında en ciddi kanıt sunma alanının yerinde inceleme saha denetimi olduğu unutulmamalıdır. Şüphesiz ki, yukarıda belirtilen rehber içerikleri kendi kişisel görüşlerimizi yansıtmakta olup, Bakanlığın “Saha Denetim Rehber İlkelerinin” beklenmesinde fayda vardır.

Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı saha denetim ilkeleri saklı kalmak kaydı ile başvuru süreçleri, yetki kılavuzları, EK-2 Soru Formu’nun doldurulması ve sonradan kontrol denetimi için rehber ilkeleri hazırlayan Ticaret Bakanlığı’nın, YYS yerinde inceleme aşamasında gerek denetim elemanının gerekse firma yetkililerinin yeknesak bir tutum ve tavır sergilemesini teminen, yukarıda belirtildiği şekilde “Yerinde İnceleme Rehberi” adlı bir rehber yayımlamışının uygun olacağı düşünülmektedir.